Request for what???

"Was ist Was" im IT-Sourcing - Folge 2

Wie überall in der EDV hat sich im Bereich der Fragestellung „Eigenfertigung oder Fremdbezug“ ein eigener Wortschatz, zumeist dem Englischen entlehnt, gebildet, an dem man im IT-Sourcing nur schwer vorbeikommt. In loser Folge wollen wir daher die wichtigsten Begriffe kurz erläutern. Eine gesamte Abkürzungsgruppe wird dabei kurz mit RfX umschrieben.

Der zweite Vertreter dieser Gruppe nennt sich RfP. Dies steht für „Request for Proposal“, zu Deutsch „Aufforderung zur Angebotsabgabe“. Ein RfP wird immer dann verwendet, wenn ein Unternehmen schon ganz genau weiß, welche Leistungen es am Markt anfragen möchte und dass es mindestens zwei passende Lieferanten gibt (gäbe es nur einen Lieferanten, dann könnte das Unternehmen das Verfahren durch ein RfQ abkürzen, darüber lesen Sie in Folge 3). Die Unterlagen, welche an die potentiellen späteren Vertragspartner verschickt werden, sind so vollständig, dass der Dienstleister ein verbindliches Angebot abgeben kann, welches nur noch angenommen werden müsste, um eine Vertragsbeziehung aufzunehmen. Zu den Unterlagen eines RfP gehören daher neben den juristisch notwendigen Vertragsdokumenten nebst Anlagen auch ein detailliertes Lastenheft oder so genannte Leistungsscheine als erschöpfende Leistungsbeschreibung.

Selten wird jedoch auf Basis der ausgesandten Dokumente schon ein Vertrag zustande kommen. Typischerweise mündet ein RfP-Verfahren in eine Due-Dilligence-Phase sowie Verhandlungen mit einem oder mehreren Dienstleistern, damit möglichst Unsicherheiten, die bei beiden Vertragsparteien vorhanden sein können, aus dem Weg geräumt werden.

Für ein RfP-Vorhaben sollte ein ausreichender Zeitraum eingeräumt werden, der genügend Spielraum für unvorhergesehene Verzögerungen bereitstellt. Es sollte beachtet werden, dass in den wenigsten Fällen die Leistungen sofort nach Vertragsabschluss bereitgestellt werden können. In der Regel ist eine Transitions- und Transformationsphase notwendig.

LEXTA hilft Unternehmen dabei, durch eine strukturierte Vorgehensweise den Ablauf für einen RfP optimal zu gestalten und den Aufwand auf Seiten der nachfragenden Unternehmen zu minimieren. Ein bei den einschlägigen Dienstleistern bekannter Standard-Prozess mit umfangreichen Templates für Vertragsdokumente und Leistungsbeschreibungen sorgt zudem für ein zügiges und kostengünstiges Verfahren, bei dem der Sourcing-Berater nicht das Rad erst beim Kunden erfinden muss.