Exzellenz in IT-Management und Digitalisierung

IT-Sourcing

Durch eine breite vorhandene Marktkenntnis, kombiniert mit einem flexibel anpassbaren Vorgehensmodell kann LEXTA von der IT Sourcing-Strategie, über die Begleitung des RfP-Prozesses und Unterschrift der Verträge, bis hin zur Transitionsbegleitung assistieren und beraten. Folgende Bereiche gehören dabei zum LEXTA-Portfolio:

  • Erstellung und Validierung einer Sourcing-Strategie
  • RfP-Management und -Durchführung
  • Bereitstellung von Best Practices hinsichtlich Templates, Architektur und Technologien
  • Erstellung von Leistungsvereinbarungen/-scheinen, SLAs und RfP-Dokumenten
  • Dienstleisterauswahl gestützt durch die LEXTA-Dienstleisterdatenbank
  • Unterstützung der Due Diligence
  • Moderation und Durchführung von Vertragsverhandlungen
  • IT-Benchmarkings für Business Cases und Preisindikationen
  • Umsetzung einer IT Sourcing-Strategie
  • Aufbau einer Retained IT, des Provider- und Vertragsmanagement
  • Transitionsbegleitung
  • Auditierungen und Prüfungen (z. B. Vertragsprüfungen und -optimierungen, Informationssicherheit)

IT-Sourcing mit Lexta - Ihre Vorteile

LEXTA begleitet seine Klienten im Sourcing Prozess nach dem Motto: „Rightsourcing statt Outsourcing“. Das bedeutet, dass LEXTA nicht nach einem starren Konzept vorgeht, sondern stets der kunden- und branchenspezifischen Situation angepasst nach der besten Lösung für Ihre Klienten sucht.

Neben der erforderlichen Flexibilität, bringen die erfahrenen LEXTA-Berater ausgeprägtes Fachwissen und weitreichende Branchenkenntnisse, sowie die nötigen Softskills, wie Authentizität, Seniorität, Verhandlungsfähigkeit und Motivationskraft mit. Trotz eines regen Austauschs mit Dienstleistern und dem Markt im Allgemeinen, ist LEXTA ein vollständig unabhängiges Unternehmen: Es bestehen weder Partnerschaften mit Dienstleistern, noch sonstige Abhängigkeiten, die das Urteil des Sourcing Advisors beeinflussen könnten.

Roger Sparks spricht über die drei Schritte eines erfolgreichen Sourcing-ProjektesManaging Director, LEXTA UK

Was ist strategisches IT-Sourcing?

Ziel des IT-Sourcing bzw. IT-Outsourcing ist es, IT-Funktionen oder Geschäftsprozesse mit hohem IT-Anteil an externe, selbstständige Dienstleiter zu übertragen. Dabei können in einem fest definierten Zeitraum auch Personal und Assets (Hardware, Software, Gebäude und weitere Vermögenswerte) auf den Auftragnehmer über. Der Umfang und die Qualität der Leistungen werden in SLAs (Service Level Agreements) vertraglich festgelegt. Auslagerungen können beim IT-Sourcing unter anderem auf der Infrastruktur-, Anwendungs- oder Geschäftsprozessebene stattfinden. Weitere Kernfragen sind: Sollen Funktionen und Prozesse in Teilen oder komplett nach extern übertragen werden? Wie viele Dienstleister werden beteiligt? Wohin soll outgesourct werden (Onshore, Nearshore, Offshore)? Wo ist der Auftraggeber aktiv – lokal, regional, national oder weltweit?

Welche Vorteile bietet IT-Sourcing?

Neben der Kosten- und Zeitersparnis ist vor allem eine zukünftig verbesserte Leistungserbringung Anlass für das IT-Sourcing. Wenn ein externer Dienstleister IT-Aufgaben übernimmt, erhöht das beim Auftraggeber-Unternehmen die Flexibilität für eigene Projekte – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Ausgebildetes Fachpersonal beim Dienstleister erhöht die langfristige Planungssicherheit beim Auftraggeber und erlaubt ihm ein detailliertes Projekt-Monitoring. Darüber hinaus bietet das Outsourcing eine Risikoverlagerung in den Bereichen Datenschutz und Internetsicherheit, sofern diese Punkte im Vorfeld exakt vertraglich geregelt werden.

Wie sieht eine erfolgreiche IT-Sourcing-Strategie aus?

Für den Aufbau einer treffsicheren Strategie müssen unterschiedliche Dimensionen betrachtet werden – von den Zielen des IT-Sourcing bis zum Vergütungsmodell. Auftraggeber sollten sich über Folgendes Gedanken machen: Was soll mit der Auslagerung erreicht werden (Qualität, Flexibilität, Kosten)? Wie kann das Projekt gesteuert werden (SLAs, KPI, Benchmark)? Welche Bereiche sind betroffen (Infrastruktur, Anwendung, Prozess)? Welche Servicetiefe ist gewünscht (Beratung, Abwicklung, Wartung, Betrieb)? Welche Risiken gibt es (Kritikalität, Wettbewerbsvorteil, Abhängigkeit)? Welches Servicemodell kommt infrage (Zulieferer, Partnerschaft, Beteiligung, Multi-Scoring)? Wie ist die Vergütung des Dienstleisters geplant (Festpreis, Aufwandsvergütung, Preisanpassungen)?

Wann lohnt sich IT-Sourcing?

Die Auslagerung von IT-Prozessen und -Aufgaben ist immer dann sinnvoll, wenn die notwendigen Ressourcen im eigenen Unternehmen fehlen oder dauerhaft ein Risiko besteht, dieses Know-how nicht mehr verfügbar zu haben. Dazu zählen beispielsweise methodische oder technische Kompetenzen sowie verfügbare Mitarbeiter. Zudem kann IT-Sourcing eingesetzt werden, um Kosten zu optimieren. Liegt die Haupttätigkeit des Auftraggebers nicht im IT-Sektor, kann es darüber hinaus schwierig werden, den hochtechnologischen Anforderungen jederzeit gerecht zu werden – ob Pflege und Aktualisierung der eigenen Webseiten, Shops, Apps, Intranet-Lösungen oder die Bereitstellung von IT-Infrastruktur und Sicherheit. Insofern lohnt sich IT-Sourcing sowohl für international agierende Konzerne als auch für KMUs.

Was kostet IT-Sourcing?

Ein fixer Wert lässt sich beim IT-Sourcing nur für das konkrete Projekt und den jeweiligen Anbieter beziffern. Für eine grobe Orientierung haben sich zwei wichtige Werkzeuge etabliert: die Marktpreisindikation und das Benchmarking. Damit lassen sich einerseits Einsparpotenziale und andererseits Referenzpreise ermitteln. Und aus Erfahrung wissen wir von LEXTA, dass sich IT-Sourcing für fast jede Branche lohnt.

Welcher IT-Sourcing-Anbieter passt zu mir?

Die Frage erlaubt keine pauschale Antwort. Denn die Auswahl des richtigen Dienstleisters muss individuell erfolgen – abgestimmt auf die jeweiligen Ziele des IT-Sourcing. Es gibt jedoch wichtige Kriterien, die den Auftraggeber bei seiner Entscheidung für einen Anbieter unterstützen können: technische/methodische Kompetenz, Kosten, IT-Standorte, Firmenkultur, Methodik und Vertrauen. Stimmen die Vorstellungen von Auftraggeber und Dienstleister in diesen Bereichen überein, ist eine erfolgreiche Zusammenarbeit sehr wahrscheinlich. LEXTA begleitet seine Klienten auf dem gesamten Weg von der strategischen Prüfung bis zur Transition, um den passenden IT-Sourcing-Anbieter zu finden.

Das Lexta IT-Sourcing Vorgehen

Das „normale IT Sourcing Projekt“ gibt es nicht. Jedes Projekt ist kunden-, branchen- und situationsabhängig. Grundsätzlich lassen sich jedoch Sourcing-Projekte in 5 ähnliche Phasen einteilen, welche beliebig kombiniert werden können:

Strategische
Überprüfung
Sourcing-
Strategie
Auswahl der
Provider
Verhandlung
Transition
1. Strategische Überprüfung
  • Prüfung der heutigen Leistungserbringung (Anforderungen, Leistungsnutzung, Kosten, Knowhow)
  • Prozesse
  • Indikativer Benchmark
  • Analyse von Markt- und Wettbewerbsumfeld
  • Analyse von Bedarf und Kapazitäten

Die erste Phase des LEXTA typischen Vorgehens beschäftigt sich primär mit der Aufnahme des Ist-Zustands. Oft werden im Rahmen eines Indikativen Benchmarks die aktuellen Leistungen mit den aktuellen Kosten in Relation gesetzt und mit dem Markt verglichen. Ein Abgleich zwischen den eingekauften und den wirklich benötigten Leistungen ist ebenfalls ein essentieller, zentraler Punkt dieser Bestandsaufnahme.

LEXTA unterstützt in dieser Projektphase primär durch Templates, Knowhow, Erfahrungen und hilft bei der Strukturierung des Vorgehens. Der Indikative Benchmark ist selbstverständlich auch Teil des LEXTA Produktportfolio.

Ergebnis: eine umfassende und abgestimmte Bestandsaufnahme
2. Sourcing-Strategie
  • Festlegung der Sourcing-Ziele
  • Erstellung eines IT-Servicekatalogs
  • Ausrichtung auf Kerngeschäft
  • Bündelung von IT-Leistungen
  • Steuerung der einzelnen Bereiche
  • Ableitung von Sourcing-Szenarien
  • Wirtschaftlichkeitsrechnung / Business Case
  • SWOT-Analyse
  • RfP-Strategie

Auf die Aufnahme des Ist-Zustands folgt die Definition des Soll-Zustands oder besser gesagt: Die Definition der Sourcing-Ziele. Im Rahmen der Zieldefinition wird in enger Abstimmung mit dem Klienten ein IT-Servicekatalog erstellt, IT-Leistungen gebündelt und häufig findet eine stärkere Ausrichtung auf die Kernkompetenzen des Klienten statt.
Für die verschiedenen möglichen Sourcing-Szenarien werden Business Cases aufgestellt und SWOT-Analysen durchgeführt.

Abschließend wird mit Hilfe von Entscheidungsvorlagen eine Sourcing-Strategie ausgewählt und final abgestimmt.

In dieser Phase des Projektes kann LEXTA mit standardisierten Vorgehensmodellen einen strukturierten und effizienten Ablauf sichern. Ebenfalls kann die Rechnung von Business Cases oder die Entwicklung der verschiedenen Ansätze durch LEXTA erfolgen.

Ergebnis: eine abgestimmte Sourcing-Strategie
3. Auswahl der Provider
  • Evaluierung der Marktoptionen
  • Prüfung interner Sourcing-Ressourcen und Kompetenzen für Provider-Steuerung
  • Festlegung von SLAs und Leistungsscheinen
  • Request for Information (RfI)
  • Competitive Dialogue
  • Long List
  • Request for Proposal (RfP)
  • Short List
  • Sondierungsgespräche
  • Analyse der Referenzen

Die dritte Phase umfasst die eigentliche Ausschreibung. Beginnen dieser Phase ist die Erstellung der relevanten Ausschreibungsunterlagen, wie zum Beispiel Leistungsscheine, Rahmenverträge, SLAs sowie notwendige Begleitdokumente (z.B. Informationssicherheitsvorgaben für Lieferanten). Auch die Prüfung interner Ressourcen für die Provider-Steuerung ist Teil dieser Phase.

Ist die Ausschreibung vorbereitet, kann eine ausgewählte Long List an Dienstleistern zu einem RfI (Request for Information) gebeten werden. Die Auswahl erfolgt dabei auf Grundlage der LEXTA-Dienstleister-Datenbank, wo wesentliche Stammdaten wie zum Beispiel Ansprechpartner, Leistungsportfolio, Standorte sowie Einschätzungen aus vergangenen Sourcing-Projekten einfließen. Dadurch werden bereits zu Beginn nur die passenden Dienstleister im Prozess berücksichtigt. Ein sogenannter „Competitive Dialogue“ und gegenseitiges Challengen sortiert ungeeignete Dienstleister aus. Die übrigen Dienstleister erhalten den RfP (Request for Proposal). Die Dienstleister sind aufgefordert ein vollständig bepreistes und vergleichbares Angebot abzugeben. Angebotspräsentationen, Sondierungsgespräche und Angebotsvergleiche Verkürzen die Liste möglicher Dienstleister, bis sich lediglich 2-3 Angebote für die sog. Short List qualifizieren.

LEXTA bietet durch eine breite Kenntnis des Marktes viel Knowhow im Bereich der Dienstleisterauswahl. Auch die Erstellung der Ausschreibungsvorlagen wird durch praxisbewährte Templates erleichtert und beschleunigt.

Ergebnis: bewertete Angebote
4. Verhandlung
  • Erarbeitung von Vertragsstruktur und Preismodell
  • Ad-hoc-Benchmarks
  • Erstellung des Rahmenvertrags
  • Due Diligence
  • Verhandlungsführung
  • Letter of Intent (LOI)
  • oder
  • Verhandlung von internen Leistungsvereinbarungen

Im Anschließenden Projektschritt erfolgt die Vertragsverhandlung mit den übrigen Dienstleistern. In die Verhandlungen fallen z. B. eine Due Diligence, ein LOI (Letter of Intent) oder verschiedenste Ad-hoc-Benchmarks. Ebenfalls erfolgt in Abstimmung mit den Dienstleistern die Finalisierung der Vertragsdokumente.

LEXTA kann durch versierte Verhandlungsspezialisten bei den Verhandlungen unterstützen und bei Bedarf auch die Verhandlungsführung übernehmen.

Ergebnis: verhandelte Angebote / Vertragsabschluss bzw. interne Leistungsvereinbarungen
5. Transition
  • Begleitung des Betriebsübergangs
  • Unterstützung von Migrations- und Transformationsprozessen
  • Überführung von Applikationen / Services
  • Steuerung des Wissenstransfers
  • Partnercontrolling und Aufbau Retained Organisation
  • Einführung kennzahlenbasierter Monitorings und Reportings
  • Einführung Asset-, Lizenz-, Vertrags- und Service-Level-Management

Abschließend beginnt die Transition. In dieser Phase beginnt die Übertragung der Leistungsinhalte an den ausgewählten IT-Provider. Die Transition umfasst die Überführung von Applikationen und Services – grob gesagt den kompletten Betriebsübergang. Zentral bei einer erfolgreichen Transition sind vor allem die Steuerung des Wissenstransfers, der Aufbau von Auftraggeberkompetenz und eine kompetente Unterstützung der Migrations- und Transformationsprozesse.

Ergebnis: Übertragung der Leistungsinhalte an IT-Provider / Aufbau von Auftraggeberkompetenz

Gerne können wir in einem gemeinsamen Workshop die Möglichkeiten und Potenziale von IT Sourcing für Ihr Unternehmen gemeinsam herausarbeiten.

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