Exzellenz in IT-Management und Digitalisierung

IT-Kostenoptimierung

LEXTA ist mit verschiedensten Kostenstrukturen im Detail vertraut und unterstützt Sie bei Ihren individuellen Herausforderungen. Bei der Realisierung von Einsparpotenzialen in der IT wollen wir jedoch nicht als „Rasenmäher“ fungieren, sondern benutzen eine Vielzahl an Werkzeugen (methodische und heuristische Ansätze), die dazu dienen, konkrete Stellhebel zur Optimierung Ihrer IT-Servicekosten zu entwickeln. Darin sehen wir alle Maßnahmen, die Geld sparen und gleichzeitig die Unterstützung der IT für das Kerngeschäft unserer Klienten nicht negativ – oder klar positiv beeinträchtigen. Somit können minimalinvasiv Ausgaben, die keinen Nutzen als Gegenwert erbringen, identifiziert werden.

Das Vorgehen

Ein Projekt zur Kostenoptimierung lässt sich grob in 4 Blöcke unterteilen:

Die Aufnahme der Situation und deren Analyse » die Identifikation von Optimierungspotenzial und ein erstes Re-Design » die daraus resultierende Ableitung von Stellhebeln » sowie die Umsetzung dieser.

4 Schritte der IT-Kostenoptimierung

Aufnahme

Während der ersten Workshops zur Kostenoptimierung mit unseren Beratern werden Ihre Anforderungen, die für oder von Ihrem Unternehmen erbrachten Leistungsumfänge sowie weitere relevante Daten gemeinsam aufgenommen und erarbeitet. Spezifische Rahmenbedingungen und Anforderungen Ihres Unternehmens werden in Gesprächen herausgestellt – bei Bedarf in Zusammenarbeit mit (fach-) verantwortlichen Ansprechpartnern. Anschließend werden die ermittelten Kosten den erhobenen Leistungen gegenübergestellt und mittels eines Kostenbenchmarks Bereiche mit hohem Einsparpotenzial ermittelt. Aus der Analyse dieser Bereiche lassen sich Kostentreiber und erste Einsparmöglichkeiten erkennen. So gibt zum Beispiel allein die Kosten- und Mengenstruktur im Bereich des User-Help-Desks Aufschluss über mögliche Einsparpotentiale durch Automatisierung oder schnellere Durchlaufzeiten. Eine Personaleinsparung ist an dieser Stelle üblicherweise noch nicht einmal vonnöten.

Kostenoptimierung

Anhand der LEXTA-Datenbank lassen sich aus den erfassten Daten, wie in dem Beispiel aufgezeigt, konkrete Kostenstellhebel identifizieren. Die Leistungserbringung wird gleichzeitig mit Best Practice Ansätzen verglichen. Anschließend werden konkrete Maßnahmen zur Kostensenkung ermittelt und mit dem Kunden diskutiert, woraus sich die möglichen Einsparpotenziale ergeben.

Maßnahmen

Die zuvor ermittelten möglichen Maßnahmen werden nun unter Berücksichtigung der Anforderungen des Kunden zunächst gefiltert, dann priorisiert und zuletzt in Maßnahmenpakete zusammengefasst. Als Kriterium für diese Schritte kann zum Beispiel das Verhältnis von Kosten und Nutzen oder von Kosten und Umsetzungsaufwand dienen. Auch mögliche Interdependenzen zwischen den einzelnen Aktionen werden ermittelt und fließen in die anschließende Klassifizierung ein. Mittels Steckbriefe werden die Maßnahmen detailliert qualitativ und quantitativ beschrieben.

Umsetzung

Aus den nun vorliegenden Maßnahmen wird eine IT-Roadmap abgeleitet, die Aktivitäten, notwendigen Investitionsbedarf, Verantwortlichkeiten, Termine und Meilensteine enthält. Darauf aufbauend wird ein Zeit- und Ressourcenplan zur Umsetzung erstellt. Mit der Erstellung einer Beschlussvorlage für das Management gehen wir den letzten Schritt Richtung Umsetzung der Aktionen, den wir ebenfalls begleiten.

ANSÄTZE

In Projekten der Kostenoptimierung verbinden wir eine Vielzahl unserer Produkte und Erfahrungsbereiche:

Projektphase
Ist-Aufnahme & Analyse
Optimierung
Ableitung Maßnahmen
Umsetzung & Begleitung
Methodische Ansätze & Schnittstellen
IT- Benchmarking
IT-Controlling /
IT-Kennzahlensysteme
IT-Servicekatalog
IT-Sourcing
IT-Strategie
IT-Governance
Projektmanagement
Gerne können wir in einem gemeinsamen Workshop die Möglichkeiten und Potenziale von IT-Kostenoptimierungen für Ihr Unternehmen zusammen herausarbeiten.

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