IT-Kennzahlensystem

LEXTA kann Ihre IT-Kennzahlen (KPIs) verdichten, intelligent verknüpfen und somit zu einem wirksamen Management-Tool ausbauen. Ein elaboriertes IT-Kennzahlensystem ist Voraussetzung für effizientes IT-Management, denn es erlaubt:

Unternehmensziele zu planen, zu steuern und zu kontrollieren
Potenziale besser zu erkennen
Risiken frühzeitig zu identifizieren
Informationen bereitzustellen und zu dokumentieren
Zusammenhänge und Entwicklungen in ihrer Komplexität aufzuzeigen
Budgets besser zu planen

LEXTA hilft Ihnen, ein potentes IT-Kennzahlensystem von Grund auf aufzubauen. Mit unserer Expertise im IT-Benchmarking können wir aber auch ganze Kennzahlensysteme auf Marktüblichkeit hin überprüfen, Best Practice-Beispiele liefern und auch Ihre High-Level-Kennzahlen selbst einem Benchmarking unterziehen und Auffälligkeiten identifizieren und bewerten.

Nutzen und Anforderungen an ein Kennzahlensystem

Ein IT-Kennzahlensystem ist ein System, das mithilfe von quantifizierbaren Messwerten Leistungsindikatoren für den Betrieb der Informationstechnologie (IT) verfolgt. Der Zweck des Systems ist es, Organisationen dabei zu helfen, die Effektivität ihrer IT-Investitionen zu messen, zu verbessern und zu managen. Unternehmen können die quantitativen IT-Kennzahlen nutzen, um Bereiche zu identifizieren, in denen sie Verbesserungen vornehmen müssen, um gesetzte Geschäftsziele zu erreichen. Kosten und Leistung der IT eines Unternehmens können nämlich nur gesteuert werden, wenn dafür aussagekräftige Kennzahlen zur Verfügung stehen.

Zu den gängigsten Kennzahlen, die von einem IT-Kennzahlensystem verfolgt und analysiert werden, gehören die Serviceverfügbarkeit der angebotenen IT-Leistungen, die Reaktionszeit auf Anfragen, der First-Time-Fix (Kennzahl zur Messung der prozentualen Häufigkeit, mit der eine gemeldete Störung beim ersten Versuch behoben wird) und die Mean-Time-to-Recover (durchschnittliche Reparaturzeit für die Fehlersuche und das Beheben eines IT-Problems).

Weitere wichtige Kennzahlen für ein effektives IT-Controlling sind unter anderem:

– Budgets: Liegen die IT-Projekte innerhalb des festgelegten Budgets?
– Bearbeitungszeit: Wird die Bearbeitungszeit von IT-Aufgaben eingehalten?
– Flexibilität: Wie flexibel wird auf variierende Bedarfsanforderungen reagiert?
– Kritische Bugs: Wie viele kritische Bugs sind vorhanden?
– Server-Verfügbarkeit: Wie hoch sind Server-Down- und -Uptimes? Wie kann die Uptime erhöht werden?
– IT-Kapitalrendite: Wie hoch ist der ROI (Return on Investment), also das prozentuale Verhältnis zwischen Gewinn und Gesamtkapital?
– IT-Kosten-Übersicht: Welche sind die primären Kostentreiber in der IT eines Unternehmens?
– IT-Kosten vs. Umsatz: Wie entwickeln sich die IT-Kosten?
– Konformität mit dem Datenschutz und der IT-Security: Werden die gesetzlichen Regelungen eingehalten?

Ein umfassendes IT-Kennzahlensystem trägt maßgeblich zur effizienten Steuerung und Kontrolle des IT-Bereiches eines Unternehmens bei. Wichtig ist dabei eine mittel- und langfristige Beobachtung der IT-Kennzahlen, um daraus bei Bedarf Maßnahmen ableiten zu können.

Ein allgemeingültiges Prozedere gibt es nicht, vielmehr hängt der Aufbau eines IT-Kennzahlensystems von den jeweiligen Unternehmensanforderungen ab und ist damit ganz individuell. Es gibt allerdings ein paar grundlegende Schritte, die bei allen Projekten durchgeführt werden. Zunächst ist eine Ist-Analyse notwendig, um den Status quo einer unternehmenseigenen IT-Umgebung zu identifizieren. Anschließend werden circa 20 Kennzahlen, maßgeschneidert auf das Unternehmen, definiert, um den Soll-Zustand zu erreichen.

Nur bedingt! Je mehr Kennzahlen analysiert werden, desto aussagekräftiger sind die Ergebnisse. Daraus wiederum lassen sich viel konkretere Maßnahmen ableiten. Am besten werden mehrere Kennzahlen nach vorher festgelegten Kriterien in einem Kennzahlensystem gruppiert. Möglich ist, nach konkreten Nutzergruppen und/oder bestimmten Personenkreisen zu sortieren. Es können auch Kennzahlen für Teilziele innerhalb der übergeordneten Strategie oder auch Zeitspannen festgelegt werden, z. B. Quartale, zusammengefasst und entsprechend nach Aktualität klassifiziert.

Ein IT-Kennzahlensystem hat primär die Aufgabe, eine effiziente Steuerung und Kontrolle des IT-Geschäftsbetriebs im Unternehmen zu ermöglichen. Dies beinhaltet unter anderem eine systematische Langzeitbetrachtung des Business, das Erkennen von Abhängigkeiten und Zusammenhängen zwischen verschiedenen Kennzahlen und den daraus resultierenden Möglichkeiten und / oder Risiken für Prozesse.

Die Identifikation der eigenen Position im Vergleich zu ähnlichen Marktteilnehmern ist eine nützliche, aber nicht obligatorische Möglichkeit, die Kennzahlen weiter zu präzisieren. Um genannten Nutzen zu erreichen, muss ein Kennzahlensystem mehreren Anforderungen gerecht werden:

Skalierbarkeit
Das Kennzahlensystem muss auf unterschiedlich große Geschäftsbereiche anwendbar sein.
Aggregierbar
Die erhobenen Werte müssen sich zu aussagekräftigen Steuergrößen verdichten lassen.
Unverfälschbar
Die erhobenen Werte müssen so wenig wie möglich beeinflussbar sein, um die größtmögliche Sicherheit und Verbindlichkeit bieten zu können.
Zielgerichtet / Steuerbar
Die Kennzahlen sollten sinnvoll und im Hinblick auf ein bestimmtes Ziel gewählt worden sein.
Verfügbar
Um die Aktualität gewährleisten zu können, sollten die Werte des Kennzahlensystems immer verfügbar und jederzeit abrufbar sein.
Wirtschaftlich
Die Entwicklung und Implementierung eines IT-Kennzahlensystems hat auch wirtschaftliche Dimensionen zu berücksichtigen – ein Selbstzweck ist es nicht.

Die Entwicklung eines IT-Kennzahlensystems nach LEXTA-Vorgehen

Wie bei jedem Produkt der LEXTA CONSULTANTS GROUP gibt es nicht das eine Projekt. Der Ablauf sollte stets dem Kunden angepasst werden – nicht anders herum. Trotzdem sind fünf Phasen zu unterscheiden, die mehr oder weniger ausgeprägt in jedem der bisher durchgeführten Projekte zu finden waren:

Ist-Analyse und Best Practice-Perspektive

Die erste Phase zielt wie üblich primär auf die Erfassung des Ist- und des Soll-Zustandes ab. In verschiedenen Manager-Interviews und Workshops wird die bestehende IT-Strategie inklusive der bereits definierten Steuerungsgrößen identifiziert. Im Zuge dieser Interviews werden parallel verschiedene Handlungsbedarfe aufgedeckt und unterschiedliche Best Practice-Ansätze, welche in anderen Unternehmen bereits umgesetzt wurden, hinsichtlich ihrer Anwendbarkeit und Qualität diskutiert.

Definition von Kennzahlen auf Ebene 0

In der zweiten Phase werden mithilfe der bereits gesammelten Informationen die 20 bis 30 wichtigsten Kennzahlen (je nach Anforderungen des Unternehmens) definiert. Jeder der Kennzahlen werden folgende Merkmale zugewiesen:

Adressat | Verantwortlichkeiten | Datenquelle/-format | Messung | Zyklen

Nachdem die Kennzahlen – inklusive der jeweiligen Merkmale – definiert und abgestimmt wurden, wird ein Zielkorridor festgelegt, in dem sich die jeweiligen Kennzahlen bestenfalls befinden sollten.

Aggregation IT-Kennzahlensystem

Nachdem besagte Kennzahlen und Zielgrößen definiert wurden, müssen diese sinnvoll zu einem Kennzahlensystem verdichtet werden. Hierfür ist eine Definition der Verdichtungsstufen zentral. Sind die Verdichtungsstufen bekannt und abgestimmt, so übernimmt ein Tool die Darstellung des Kennzahlensystems für das Management.

Ableitung der Handlungsempfehlungen

In der vorletzten Phase wird innerhalb des Projektteams diskutiert, welche Schlüsse der Klient für seine IT-Governance ziehen kann und in wie weit Best Practice-Ansätze auf die Situation und Strukturen des Klienten anwendbar sind.

Nachdem mögliche Änderungen der Governance definiert, diskutiert und spezifiziert wurden, werden alle Ergebnisse nach dem Nutzen-Aufwands-Verhältnis klassifiziert, um final Handlungsempfehlungen für das IT-Management entwickeln zu können.

Identifikation von Handlungsoptionen

Im besten Fall zeigt das entwickelte Kennzahlensystem direkt auf, an welchen Stellen im Business es noch Optimierungs- oder Umstrukturierungsbedarfe der Prozesse gibt. So lassen sich für die Zukunft Stellhebel identifizieren, welche zum Beispiel im Rahmen eines Folgeprojektes genauer erörtert und gegebenenfalls im Unternehmen durch das Management umgesetzt werden können.

Gerne können wir in einem gemeinsamen Workshop die Möglichkeiten und Potenziale von IT-Kennzahlensystemen für Ihr Unternehmen zusammen herausarbeiten.

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