Ziel einer IT-Governance ist es, das Management angemessen zu unterstützen und durch feste Strukturen einen transparenten Ablauf z. B. von Entscheidungen zu garantieren, um sicherzustellen, dass die IT die Geschäftsziele stets bestmöglich unterstützt, ihre Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt und Risiken überwacht werden.
Standardisierte Methoden und Verfahren bilden mit definierten Grundsätzen, Regeln und Maßnahmen die wichtigsten Bausteine einer IT-Governance. So unterschiedlich wie die Klienten von LEXTA sind, so unterschiedlich sind auch deren benötigte Bausteine: Der Ausprägungs- und Komplexitätsgrad jeder dieser Komponenten muss für den Klienten sinnvoll gewählt werden, um ein Übermaß an Bürokratie und Zeitverzögerung zu verhindern. Nur so kann zum Beispiel auch eine international verteilte IT-Organisation zu einer zielorientierten Zusammenarbeit integriert werden.
Im folgenden Schaubild sind anhand eines Projektbeispiels die Auswirkungen einer IT-Governance auf die Gesamt-IT dargestellt.
Die IT des Klienten tendierte dazu, stetig weiter in die Rolle eines puren „Werkzeuglieferanten“ zu geraten. Die moderne IT sollte allerdings als Effizienzbringer und im Idealfall als Business Enabler positioniert werden. Durch eine sinnvolle IT-Governance-Struktur kombiniert mit effektiver Führung kann die Eigendynamik der Organisation nicht nur aufgehalten, sondern vielmehr zu einer optimalen strategischen Positionierung der IT gelenkt werden.
Ein mögliches Vorgehen zur Neupositionierung der IT-Governance ist ein grundlegender Best Practice-Vergleich der aktuell real existierenden IT-Governance.
An dieser Stelle gilt es wie üblich zu erwähnen, dass es nicht „Das Projekt“ gibt – je nach Klient und Anforderung wird der Ablauf wenn nötig flexibel angepasst, um ein maßgeschneidertes Ergebnis liefern zu können. Meistens führt der Weg zur IT-Governance allerdings über folgende vier Stationen:
Ist-Analyse
Diese Analyse kann sich, je nach Bedarf, auf einzelne Bereiche der IT-Governance wie zum Beispiel das Kontrollsystem zur DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), das Projektportfoliomanagement oder die IT-Servicemanagementprozesse beziehen oder aber einen Gesamtblick auf die Ausprägung der IT-Governance erzeugen.
Beispiele für die strukturierte Erhebung hierbei sind:
Fragen wie diese ermöglichen es LEXTA, einen Einblick in die aktuellen Strukturen und deren Stärken und Schwächen zu erlangen. Auch die Anforderungen an die Governance-Strukturen werden aus den Ergebnissen dieser Phase deutlich.
Stärken-Schwächen-Profil
Während in der ersten Phase interne Informationen gesammelt, konsolidiert und ausgewertet werden, schließt sich dann der Vergleich zu Unternehmen mit ähnlicher Anforderungslage an. Die Vergleichsunternehmen werden unter anderem Aufgrund ihrer regionalen Ausbreitung, der bestehenden Geschäftsdynamik sowie der Größe ausgewählt.
Hierbei lassen sich die Stärken und Schwächen der internen IT-Governance herausarbeiten und gerade hinsichtlich spezifischer Kennzahlen schärfen.
Ziel dieser Phase ist es, ein aussagekräftiges, mit dem Markt verglichenes und abgestimmtes Stärken-Schwächen-Profil zu erarbeiten, in dem die beteiligten Führungskräfte die Verbesserungspotentiale klar erkennen und nachvollziehen können.
Ableitung der Handlungsempfehlungen
In der vorletzten Phase wird innerhalb des Projektteams diskutiert, welche Schlüsse der Klient für seine IT-Governance ziehen kann und inwieweit Best Practice-Ansätze auf die Situation und Strukturen des Klienten anwendbar sind.
Nachdem mögliche Änderungen der Governance definiert, diskutiert und spezifiziert wurden, werden alle Ergebnisse nach dem Nutzen-Aufwands-Verhältnis klassifiziert, um final Handlungsempfehlungen für das IT-Management entwickeln zu können.
Umsetzung
Wurden in Zusammenarbeit mit dem Management Maßnahmen beschlossen, befasst sich die letzte Phase vor allem mit einem: Akzeptanz und Unterstützung für die Veränderung bewirken!
Selbst die beste IT-Governance ist nur dann wirklich wirksam, wenn sie innerhalb des Unternehmens auch gelebt wird und die Diskussion über die neuen Methoden und Regeln auf einen möglichst kurzen Zeitraum begrenzt werden können.
Daher findet eine Definition der Umsetzungsmaßnahmen in Abstimmung und nach Möglichkeit im Konsens mit allen relevanten Stakeholdern statt. Dies sichert zusammen mit der Überwachung der Zielerreichung, dass die IT-Governance akzeptiert wird und so einen dauerhaften Mehrwert schaffen kann.
In dieser Phase kommt die eigene Managementerfahrung der LEXTA-Berater besonders wirksam zur Geltung. Denn Widerstand gegen Veränderung ist leicht und schnell formuliert, diesem Effekt kann mit einer breiten Marktsicht wie auch vielfältigen realen Beispielen begegnet werden.
Die Erfahrung der Berater hilft auch in der Umsetzung der Maßnahmen längst bekannte Stolperfallen und Verzögerungen zu vermeiden. Der kritische Blick von außen dämpft die Eigendynamik der Organisation und hilft das Veränderungstempo sowie die Wirksamkeit der Veränderung zu behalten, auch wenn zwischenzeitlich Kompromisse erforderlich werden.
Optional können die durchgeführten Veränderungen nach 1-1,5 Jahren einem Review unterzogen werden. Damit kann sichergestellt werden, dass die IT-Governance kein Papiertiger geworden ist, sondern realer Bestandteil des täglichen IT-Managements.
ANSÄTZE
In Projekten der IT-Governance optimieren wir die Prozesse,
Methoden und Inhalte individuell an die jeweilige Projektphase:
Diskussion der Heterogenität der Anforderungen
Vergleich mit anderen Shared Services in der Organisation
Ist-Analyse zu den Prozessen IT-Strategie-, Projektportfolio- und Bebauungsplanung, Investitionsentscheidungen, Service Level Management und Benchmarking
Auswahl von Vergleichsunternehmen mit ähnlichen Anforderungen hinsichtlich:
Darstellung von KPIs in Vergleichsunternehmen
Identifikation Stärken-Schwächen-Profil
Diskussion der Anwendbarkeit von Best Practice
Identifikation eventueller „Show Stopper“
Identifikation von Konsens und Dissens im Projektteam
Klassifizierung nach Aufwand und Nutzen
Ableitung von Handlungsempfehlungen
Darstellung von Dissensthemen für Management
Diskussion der Umsetzungsprojekte
Zielformulierung im Konsens mit den Stakeholdern
Durchführung von Workshops, um Akzeptanz zu schaffen
Zusammenführung und Dokumentation von Ergebnissen
Überwachung der Zielerreichung
Sicherung der Akzeptanz durch alle Stakeholder
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