IT-Governance

Ziel einer IT-Governance ist es, das Management angemessen zu unterstützen und durch feste Strukturen einen transparenten Ablauf z. B. von Entscheidungen zu garantieren, um sicherzustellen, dass die IT die Geschäftsziele stets bestmöglich unterstützt, ihre Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt und Risiken überwacht werden.

Standardisierte Methoden und Verfahren bilden mit definierten Grundsätzen, Regeln und Maßnahmen die wichtigsten Bausteine einer IT-Governance. So unterschiedlich wie die Klienten von LEXTA sind, so unterschiedlich sind auch deren benötigte Bausteine: Der Ausprägungs- und Komplexitätsgrad jeder dieser Komponenten muss für den Klienten sinnvoll gewählt werden, um ein Übermaß an Bürokratie und Zeitverzögerung zu verhindern. Nur so kann zum Beispiel auch eine international verteilte IT-Organisation zu einer zielorientierten Zusammenarbeit integriert werden.

 

IT-Governance als Unterstützung strategischer Ziele

Im folgenden Schaubild sind anhand eines Projektbeispiels die Auswirkungen einer IT-Governance auf die Gesamt-IT dargestellt.

Die IT des Klienten tendierte dazu, stetig weiter in die Rolle eines puren „Werkzeuglieferanten“ zu geraten. Die moderne IT sollte allerdings als Effizienzbringer und im Idealfall als Business Enabler positioniert werden. Durch eine sinnvolle IT-Governance-Struktur kombiniert mit effektiver Führung kann die Eigendynamik der Organisation nicht nur aufgehalten, sondern vielmehr zu einer optimalen strategischen Positionierung der IT gelenkt werden.

Die IT-Governance liegt im Verantwortungsbereich des Managements. Sie stellt sicher, dass die IT eines Unternehmens die Geschäftsprozesse optimal unterstützt und die festgelegten Unternehmensziele erreicht werden.

Laut der Expertinnen und Experten von LEXTA ist es für eine effiziente IT-Governance wichtig, dass die Informationstechnologie nicht nur die notwendige Struktur und das Werkzeug für die täglichen Prozesse liefert, sondern einen relevanten Teil zu deren erfolgreicher Umsetzung beiträgt. Aspekte wie das Risikomanagement oder die Nutzung von Synergieeffekten sind deshalb zentrale Bestandteile.

Mithilfe der IT-Governance kann eine individuelle digitale Strategie für Unternehmen entwickelt werden. Sie betrifft das gesamte Unternehmen und bezieht alle Prozesse ein. Dazu gehören sowohl die Etablierung digitaler Arbeitsweisen als auch die Bereitstellung eines Rahmens für zukunftsfähige digitale Prozesse.

Mit einer durchdachten IT-Governance können neue digitale Geschäftsmodelle umgesetzt werden, die eine ganzheitliche Perspektive verfolgen. Durch die Analyse von KPIs zur Unterstützung von Unternehmensentscheidungen oder Ausrichtung des Risiko- und Ressourcenmanagements werden die strategischen Ziele überwacht, gesteuert und gesichert.

Durch die IT-Governance soll die IT an den wertschöpfenden Unternehmensprozessen beteiligt und Risiken minimiert werden. Hierfür definiert sie die Prozesse und Zuständigkeiten. So können die Anforderungen des Managements mit der Unternehmensstrategie und der IT-Struktur vereinbart und umgesetzt werden.

Die Kosten und Nutzen der IT werden kontinuierlich geprüft, um

  • – Ressourcen zu optimieren,
  • – Risiken zu minimieren,
  • – ein Fortlaufen der Prozesse bei Ausfällen der IT zu garantieren und
  • – eine anschließende Disaster Recovery umzusetzen.

 

Dazu gehören zum Beispiel die Wiederherstellung von Daten, Hardware oder Software sowie Prozessumstellungen.

Die IT-Governance schließt die Organisationsvorgaben sowie Führungs- und Prozessstrukturen der IT eines Unternehmens ein, um maßgeblich zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen. Im Gegensatz zum IT-Management, das sich lediglich mit der Steuerung und Nutzung der IT-Ressourcen auseinandersetzt, ermöglicht sie die Entwicklung eines umfassenden Ansatzes.

Im Rahmen der IT-Governance werden also Entscheidungen über die Methoden der Verwaltung, des Ressourcenmanagements, der Performancekontrolle oder des Risikomanagements sowie über Aspekte des Datenschutzes getroffen.

LEXTA wendet die Best Practice an, die es an die individuellen Unternehmen und deren Strukturen anpasst. Die Expertinnen und Experten gehen in vier Schritten vor. Zunächst analysiert LEXTA den Status Quo, um alle Bereiche des Unternehmens einbeziehen zu können. Im Anschluss konkretisiert es neben dem Optimierungsbedarf bestehende Stärken. Mit der Entwicklung von Verbesserungsstrategien und deren Umsetzung sorgt LEXTA für eine ideal aufgestellte IT-Governance. LEXTA bezieht das gesamte Unternehmen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Maßnahmen ein, damit diese schnell und reibungslos angewandt werden.

LEXTA bietet professionelles Know-how und langjährige Erfahrung im Bereich IT und Beratung. Unsere Expertise im IT-Benchmarking und IT-Sourcing sorgt für eine ideale Aufstellung und Leistung der informationstechnologischen Ausstattung der Kundinnen und Kunden. An unseren Standorten in Zürich, Berlin und Düsseldorf beraten wir Unternehmen in ganz Europa. Mit unseren Best Practices machen wir Unternehmen jeder Größe zukunftssicher.

Der Best Practice-Vergleich nach LEXTA-Vorgehen

Ein mögliches Vorgehen zur Neupositionierung der IT-Governance ist ein grundlegender Best Practice-Vergleich der aktuell real existierenden IT-Governance.

An dieser Stelle gilt es wie üblich zu erwähnen, dass es nicht „Das Projekt“ gibt – je nach Klient und Anforderung wird der Ablauf wenn nötig flexibel angepasst, um ein maßgeschneidertes Ergebnis liefern zu können. Meistens führt der Weg zur IT-Governance allerdings über folgende vier Stationen:

1

Ist-Analyse

Diese Analyse kann sich, je nach Bedarf, auf einzelne Bereiche der IT-Governance wie zum Beispiel das Kontrollsystem zur DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), das Projektportfoliomanagement oder die IT-Servicemanagementprozesse beziehen oder aber einen Gesamtblick auf die Ausprägung der IT-Governance erzeugen.

Beispiele für die strukturierte Erhebung hierbei sind:

  • Wie heterogen sind die Anforderungen an die Governance?
  • Welche spezifischen Prozesscharakteristika gibt es?
  • Auf welche KPIs ist besonders Wert zu legen?
  • Welche Ausprägungen einer Governance sind im Unternehmen üblich, wie sind die Regeln in den anderen Shared-Service-Bereichen (z. B. Einkauf oder Personalabteilung) innerhalb der Organisation?

Fragen wie diese ermöglichen es LEXTA, einen Einblick in die aktuellen Strukturen und deren Stärken und Schwächen zu erlangen. Auch die Anforderungen an die Governance-Strukturen werden aus den Ergebnissen dieser Phase deutlich.

2

Stärken-Schwächen-Profil

Während in der ersten Phase interne Informationen gesammelt, konsolidiert und ausgewertet werden, schließt sich dann der Vergleich zu Unternehmen mit ähnlicher Anforderungslage an. Die Vergleichsunternehmen werden unter anderem Aufgrund ihrer regionalen Ausbreitung, der bestehenden Geschäftsdynamik sowie der Größe ausgewählt.

Hierbei lassen sich die Stärken und Schwächen der internen IT-Governance herausarbeiten und gerade hinsichtlich spezifischer Kennzahlen schärfen.

Ziel dieser Phase ist es, ein aussagekräftiges, mit dem Markt verglichenes und abgestimmtes Stärken-Schwächen-Profil zu erarbeiten, in dem die beteiligten Führungskräfte die Verbesserungspotentiale klar erkennen und nachvollziehen können.

3

Ableitung der Handlungsempfehlungen

In der vorletzten Phase wird innerhalb des Projektteams diskutiert, welche Schlüsse der Klient für seine IT-Governance ziehen kann und inwieweit Best Practice-Ansätze auf die Situation und Strukturen des Klienten anwendbar sind.

Nachdem mögliche Änderungen der Governance definiert, diskutiert und spezifiziert wurden, werden alle Ergebnisse nach dem Nutzen-Aufwands-Verhältnis klassifiziert, um final Handlungsempfehlungen für das IT-Management entwickeln zu können.

4

Umsetzung

Wurden in Zusammenarbeit mit dem Management Maßnahmen beschlossen, befasst sich die letzte Phase vor allem mit einem: Akzeptanz und Unterstützung für die Veränderung bewirken!

Selbst die beste IT-Governance ist nur dann wirklich wirksam, wenn sie innerhalb des Unternehmens auch gelebt wird und die Diskussion über die neuen Methoden und Regeln auf einen möglichst kurzen Zeitraum begrenzt werden können.

Daher findet eine Definition der Umsetzungsmaßnahmen in Abstimmung und nach Möglichkeit im Konsens mit allen relevanten Stakeholdern statt. Dies sichert zusammen mit der Überwachung der Zielerreichung, dass die IT-Governance akzeptiert wird und so einen dauerhaften Mehrwert schaffen kann.

In dieser Phase kommt die eigene Managementerfahrung der LEXTA-Berater besonders wirksam zur Geltung. Denn Widerstand gegen Veränderung ist leicht und schnell formuliert, diesem Effekt kann mit einer breiten Marktsicht wie auch vielfältigen realen Beispielen begegnet werden.

Die Erfahrung der Berater hilft auch in der Umsetzung der Maßnahmen längst bekannte Stolperfallen und Verzögerungen zu vermeiden. Der kritische Blick von außen dämpft die Eigendynamik der Organisation und hilft das Veränderungstempo sowie die Wirksamkeit der Veränderung zu behalten, auch wenn zwischenzeitlich Kompromisse erforderlich werden.

Optional können die durchgeführten Veränderungen nach 1-1,5 Jahren einem Review unterzogen werden. Damit kann sichergestellt werden, dass die IT-Governance kein Papiertiger geworden ist, sondern realer Bestandteil des täglichen IT-Managements.

ANSÄTZE

In Projekten der IT-Governance optimieren wir die Prozesse,
Methoden und Inhalte individuell an die jeweilige Projektphase:

  • Ist-Analyse 
  • Stärken-Schwächen-Profil 
  • Ableitung Maßnahmen 
  • Umsetzung 

Ist-Analyse 

Diskussion der Heterogenität der Anforderungen

Vergleich mit anderen Shared Services in der Organisation

Ist-Analyse zu den Prozessen IT-Strategie-, Projektportfolio- und Bebauungsplanung, Investitionsentscheidungen, Service Level Management und Benchmarking

  • Prozess-Charakteristika
  • Aufgaben- und Kompetenzverteilung
  • KPIs

Stärken-Schwächen-Profil 

Auswahl von Vergleichsunternehmen mit ähnlichen Anforderungen hinsichtlich:

  • regionaler Abdeckung
  • Geschäftsdynamik
  • Größe
  • Darstellung von KPIs in Vergleichsunternehmen

Identifikation Stärken-Schwächen-Profil

Ableitung Maßnahmen 

Diskussion der Anwendbarkeit von Best Practice

Identifikation eventueller „Show Stopper“

Identifikation von Konsens und Dissens im Projektteam

Klassifizierung nach Aufwand und Nutzen

Ableitung von Handlungsempfehlungen

Darstellung von Dissensthemen für Management

Umsetzung 

Diskussion der Umsetzungsprojekte

Zielformulierung im Konsens mit den Stakeholdern

Durchführung von Workshops, um Akzeptanz zu schaffen

Zusammenführung und Dokumentation von Ergebnissen

Überwachung der Zielerreichung

Sicherung der Akzeptanz durch alle Stakeholder

Gerne können wir in einem gemeinsamen Workshop die Möglichkeiten und Potenziale von IT-Governance für Ihr Unternehmen zusammen herausarbeiten.

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