Exzellenz in IT-Management und Digitalisierung

IT-Benchmarking

Bei einem Benchmark vergleicht LEXTA den Umfang und die Qualität einer IT-Leistung (IT-Service) mit den dazugehörigen Preisen oder Kosten. Die Abweichungen werden auf Basis umfassender Marktdaten analysiert und detaillierte Stellhebel abgeleitet. Die Ziele, die mit einem Benchmark erreicht werden können, sind dabei sehr vielseitig.

Hier ein kleiner Auszug aus Fragestellungen unserer Kunden:

  • Sind unsere Servicepreise auf Marktniveau?
  • Wo haben wir Kosteneinsparpotenziale?
  • Sind unsere Prozesse effizient gestaltet?
  • Setzen wir in der IT-Security unser Budget an der richtigen Stelle ein?
  • Welche ist die richtige Messgröße für die Entwicklung?

Was ist IT-Benchmarking?

Der Benchmarking-Ansatz beim IT-Benchmarking ist bei LEXTA zweigeteilt. Zum einen gibt es das Business-orientiertes Benchmarking und zum anderen das technisch-orientierte Benchmarking. Beim Business-orientierten Benchmarking werden die IT Kosten analysiert und es werden geschäftsbezogene IT-Kennzahlen ermittelt. Mit den Erkenntnissen können anschließend Tendenzaussagen zu den IT-Kosten im brancheninternen Vergleich getroffen werden oder Stellung bezüglich der Marktüblichkeit der Anwenderanforderungen genommen werden. Beim technisch-orientierten Benchmarking wird das IT-Leistungsspektrum und die Abgrenzung standardisierbarer Leistungen analysiert, sowie die IT-Kosten und Projektion auf standardisierbare IT-Leistungen ermittelt. Nach dem Benchmarking kann eine nachvollziehbare Aussage zum Abstand zu IT-Dienstleistern mit sehr guten Kosten-Leistungs-Position (Lessons Learnd) getroffen werden oder man erhält eine belastbare Identifikation von Stellhebeln zur Kostenoptimierung mit Potenzialabschätzung.

Frank Baumann erklärt IT-Benchmarking bei LEXTA Geschäftsführer Gesellschafter der LEXTA GmbH sowie Managing Director der LEXTA UK Ltd.

Arten von
Benchmarks

Ausgehend von der Fragestellung und den damit verbundenen Rahmenbedingungen unterscheiden wir folgende Benchmarks

Preisbenchmark

Gegenüberstellung von vertraglichen IT-Leistungen und Preisen mit aktuellen Marktdaten zur Identifikation von Einsparpotenzialen und Bewertung der Marktkonformität

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Kostenbenchmark

Bewertung der Leistungsfähigkeit der internen IT im Vergleich zum Markt auf Basis von Kostenvergleichen und Analysen von Kostenstrukturen

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Peer-to-Peer Benchmark

Benchmark-getriebener Erfahrungsaustausch im Teilnehmerkreis auf Wunsch auch mit Marktsicht durch Vergleichswerte aus der LEXTA-Datenbank

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Prozessbenchmark

Bewertung der Prozesseffizienz und Ausweis der Produktivität mit Hilfe einer Reifegradanalyse - durch Gegenüberstellung mit Best Practice-Ansätzen können Optimierungsansätze abgeleitet werden

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Vorgehen

IT-Benchmarking laufen typischerweise in klar abgegrenzten Kategorien ab und werden üblicherweise in sechs Phasen durchgeführt:

Vorbereitung » Aufnahme Ist-Situation » Normalisierung » Auswahl Vergleichsgruppe » Durchführung Benchmarking » Identifikation Stellhebel

In unserer Datenbank sind aktuell die Daten von ca. 250 Unternehmen eingepflegt. Für das technisch orientierte Benchmarking kann LEXTA auf aktuelle Daten aus ca. 1.500 Einzelverträgen mit ca. 50.000 Preisen und Kostensätzen zurückgreifen.

Ein Benchmarking-Projekt mit LEXTA lässt sich grob in 3 Blöcke unterteilen


IST-Stand-Prüfung

Im Rahmen der Ist-Aufnahme werden in Vor-Ort-Workshops mit LEXTA-Beratern die Leistungsinhalte, Mengen und Servicequalitäten mit Hilfe von standardisierten Fragebögen mit breitgefächerten Gesichtspunkten erfasst.

Zusätzlich werden Vertrags-, Technologie- und Kundenspezifika eruiert sowie Sicherheitsanforderungen berücksichtigt und auf Plausibilität hinsichtlich der Größenordnung geprüft.

Mit dem Abschluss dieser Phase haben wir gemeinsam Unklarheiten beräumt und der Benchmark ist vollständig definiert.

Herstellung der Vergleichbarkeit mittels Normalisierung

Innerhalb der Normalisierung werden Abweichungen zum Markt des zu benchmarkenden Unternehmens mit transparenten und nachvollziehbaren Auf- oder Abschlägen bewertet. Die für die Normalisierung benötigten Informationen stammen aus vorangegangenen Benchmarks und spiegeln Marktwerte wider, womit eine objektive Datennormalisierung erfolgen kann.

Die Vergleichsunternehmen werden mindestens nach Mengengerüst, Service-Levels und Sicherheitsanforderungen ausgewählt. Zusätzlich können weitere Kriterien wie Branchenfokus, geografische Lage und Dienstleistungsbeziehung vereinbart werden.

Quantitativer und qualitativer Vergleich

Für den quantitativen Benchmark werden die Kosten oder Preise der einzelnen Leistungen mit den Daten der Vergleichsunternehmen gegenübergestellt. Zusätzlich werden im Rahmen des qualitativen Benchmarks relevante Kennzahlen und Stellhebel je IT-Leistung auf Basis der Leistungsanalyse und der Ergebnisse des quantitativen Benchmarks ausgewiesen. Somit zeigen die Stellhebel einzelne Handlungsoptionen auf, wie wettbewerbsfähige Kosten oder Preise erreicht werden können. Die Kennzahlen und Stellhebel werden sowohl für einzelne Leistungsbestandteile (Hardware, Software, Personalstärken) als auch für IT-Strukturen, -Prozesse, -Einkauf etc. ausgewiesen.

Gerne können wir in einem gemeinsamen Workshop die Möglichkeiten und Potenziale von IT-Benchmarking für Ihr Unternehmen gemeinsam herausarbeiten. Lassen Sie sich von uns beraten.

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