IT-Benchmarking

Bei einem Benchmark vergleicht LEXTA den Umfang und die Qualität einer IT-Leistung (IT-Service) mit den dazugehörigen Preisen oder Kosten. Die Abweichungen werden auf Basis umfassender Marktdaten analysiert und detaillierte Stellhebel abgeleitet. Die Ziele, die mit einem Benchmark erreicht werden können, sind dabei sehr vielseitig.

Hier ein kleiner Auszug aus Fragestellungen unserer Kunden:

Sind unsere Servicepreise auf Marktniveau?
Wo haben wir Kosteneinsparpotenziale?
Sind unsere Prozesse effizient gestaltet?
Setzen wir in der IT-Security unser Budget an der richtigen Stelle ein?
Welche ist die richtige Messgröße für die Entwicklung?

Was ist IT-Benchmarking?

Der Benchmarking-Ansatz beim IT-Benchmarking ist bei LEXTA zweigeteilt. Zum einen gibt es das Business-orientiertes Benchmarking und zum anderen das technisch-orientierte Benchmarking. Beim Business-orientierten Benchmarking werden die IT Kosten analysiert und es werden geschäftsbezogene IT-Kennzahlen ermittelt. Mit den Erkenntnissen können anschließend Tendenzaussagen zu den IT-Kosten im brancheninternen Vergleich getroffen werden oder Stellung bezüglich der Marktüblichkeit der Anwenderanforderungen genommen werden. Beim technisch-orientierten Benchmarking wird das IT-Leistungsspektrum und die Abgrenzung standardisierbarer Leistungen analysiert, sowie die IT-Kosten und Projektion auf standardisierbare IT-Leistungen ermittelt. Nach dem Benchmarking kann eine nachvollziehbare Aussage zum Abstand zu IT-Dienstleistern mit sehr guten Kosten-Leistungs-Position (Lessons Learnd) getroffen werden oder man erhält eine belastbare Identifikation von Stellhebeln zur Kostenoptimierung mit Potenzialabschätzung.

Beim Benchmarking wird die Leistung Ihres Unternehmens mit Branchenstandards verglichen. So identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie sich verbessern und Änderungen vornehmen können. Das hilft Ihnen, Geld zu sparen und effizienter zu arbeiten.

Unterschieden werden vier Arten von IT-Benchmarking:

Preis-Benchmarking: Bewertung der Marktkonformität der vertraglichen IT-Leistungen
Peer-to-Peer-Benchmarking: Vergleich mit Benchmarking-Werten innerhalb einer Referenzgruppe mit gleichen Voraussetzungen
Kosten-Benchmarking: Vergleich der internen IT-Leistungen im Marktvergleich
Prozess-Benchmarking: Optimierungsempfehlungen auf Basis einer Best-Practice

IT-Benchmarking kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Leistung Ihrer IT-Ressourcen zu ermitteln und mit denen anderer Unternehmen zu vergleichen. So können Sie fundiertere Entscheidungen darüber treffen, wie Sie Ihre IT-Ressourcen am besten einsetzen, um einen möglichst effizienten und effektiven Betrieb zu erreichen. Darüber hinaus kann das IT-Benchmarking Ihnen helfen, die Effektivität Ihrer IT-Investitionen im Laufe der Zeit zu messen.

Das IT-Benchmarking ist eine strategische Management-Methode, bei der die IT-Performance einer Firma mit denen anderer verglichen wird. Ziel des IT-Benchmarkings ist es, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Empfehlungen zu formulieren, um eine bessere Performance zu erzielen. Als Maßstab dient das Unternehmen, dessen IT-Prozesse die definierten Kriterien hinsichtlich Effizienz und Effektivität am besten erfüllt.

Weiterhin dienen die Ergebnisse als Grundlage für etwaige Investitionsentscheidung, zur Planung von Veränderungen, für Maßnahmen, um Kosten zu reduzieren und um den Grad der Digitalisierung zu messen.

Die Kosten eines IT-Benchmarking hängen von mehreren Variablen ab – allen voran, wie umfangreich es sein soll bzw. wie tief die Analyse gehen soll, die Sie benötigen. Es gibt noch eine Reihe weiterer Faktoren, die bei der Kostenberechnung eine Rolle spielen: z. B. die Größe Ihres Unternehmens und die Komplexität Ihrer IT-Umgebung. Im Allgemeinen können Sie jedoch davon ausgehen, dass die Kosten für einen umfassenden IT-Benchmarking-Bericht zwischen einigen Hundert und mehreren Tausend Euro liegen.

Natürlich gibt es viele Möglichkeiten, ein IT-Benchmarking durchzuführen. Sie können es mit einigen grundlegenden Recherchen selbst durchführen oder die Aufgabe an ein externes Beratungsunternehmen wie Lexta auslagern.

Es werden sechs Schritte bzw. Phasen beim Benchmarking durchlaufen.

Vorbereitung
Analyse und Aufnahme der Ist-Situation
Objektive Datennormalisierung durch Bewertung der Abweichungen zum Markt
Auswahl einer Vergleichsgruppe wie. Benchmarking-Partner, anhand einiger gleicher Parameter
Durchführung des Benchmarkings
Identifikation der Stellhebel zur Optimierung

Preisbenchmark

Gegenüberstellung von vertraglichen IT-Leistungen und Preisen mit aktuellen Marktdaten zur Identifikation von Einsparpotenzialen und Bewertung der Marktkonformität

Peer-to-Peer Benchmark

Benchmark-getriebener Erfahrungsaustausch im Teilnehmerkreis auf Wunsch auch mit Marktsicht durch Vergleichswerte aus der LEXTA-Datenbank

Arten von Benchmarks

Ausgehend von der Fragestellung und den damit verbundenen Rahmenbedingungen unterscheiden wir folgende Benchmarks

Kostenbenchmark

Bewertung der Leistungsfähigkeit der internen IT im Vergleich zum Markt auf Basis von Kostenvergleichen und Analysen von Kostenstrukturen

Prozessbenchmark

Bewertung der Prozesseffizienz und Ausweis der Produktivität mit Hilfe einer Reifegradanalyse – durch Gegenüberstellung mit Best Practice-Ansätzen können Optimierungsansätze abgeleitet werden

VORGEHEN

IT-Benchmarking laufen typischerweise in klar abgegrenzten Kategorien ab und werden üblicherweise in sechs Phasen durchgeführt:

Vorbereitung » Aufnahme Ist-Situation » Normalisierung » Auswahl Vergleichsgruppe » Durchführung Benchmarking » Identifikation Stellhebel

In unserer Datenbank sind aktuell die Daten von ca. 250 Unternehmen eingepflegt. Für das technisch orientierte Benchmarking kann LEXTA auf aktuelle Daten aus ca. 1.500 Einzelverträgen mit ca. 50.000 Preisen und Kostensätzen zurückgreifen.

Ein Benchmarking-Projekt mit LEXTA lässt sich grob in 3 Blöcke unterteilen

1

IST-Stand-Prüfung

Im Rahmen der Ist-Aufnahme werden in Vor-Ort-Workshops mit LEXTA-Beratern die Leistungsinhalte, Mengen und Servicequalitäten mit Hilfe von standardisierten Fragebögen mit breitgefächerten Gesichtspunkten erfasst.

Zusätzlich werden Vertrags-, Technologie- und Kundenspezifika eruiert sowie Sicherheitsanforderungen berücksichtigt und auf Plausibilität hinsichtlich der Größenordnung geprüft.

Mit dem Abschluss dieser Phase haben wir gemeinsam Unklarheiten beräumt und der Benchmark ist vollständig definiert.

2

Herstellung der Vergleichbarkeit mittels Normalisierung

Innerhalb der Normalisierung werden Abweichungen zum Markt des zu benchmarkenden Unternehmens mit transparenten und nachvollziehbaren Auf- oder Abschlägen bewertet. Die für die Normalisierung benötigten Informationen stammen aus vorangegangenen Benchmarks und spiegeln Marktwerte wider, womit eine objektive Datennormalisierung erfolgen kann.

Die Vergleichsunternehmen werden mindestens nach Mengengerüst, Service-Levels und Sicherheitsanforderungen ausgewählt. Zusätzlich können weitere Kriterien wie Branchenfokus, geografische Lage und Dienstleistungsbeziehung vereinbart werden.

3

Quantitativer und qualitativer Vergleich

Für den quantitativen Benchmark werden die Kosten oder Preise der einzelnen Leistungen mit den Daten der Vergleichsunternehmen gegenübergestellt. Zusätzlich werden im Rahmen des qualitativen Benchmarks relevante Kennzahlen und Stellhebel je IT-Leistung auf Basis der Leistungsanalyse und der Ergebnisse des quantitativen Benchmarks ausgewiesen. Somit zeigen die Stellhebel einzelne Handlungsoptionen auf, wie wettbewerbsfähige Kosten oder Preise erreicht werden können. Die Kennzahlen und Stellhebel werden sowohl für einzelne Leistungsbestandteile (Hardware, Software, Personalstärken) als auch für IT-Strukturen, -Prozesse, -Einkauf etc. ausgewiesen.

Gerne können wir in einem gemeinsamen Workshop die Möglichkeiten und Potenziale von IT-Benchmarking für Ihr Unternehmen gemeinsam herausarbeiten. Lassen Sie sich von uns beraten.

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