IT-Kennzahlensystem

Leistungskennzahlen mit System

LEXTA kann Ihre IT-Kennzahlen (KPIs) verdichten, intelligent verknüpfen und somit zu einem wirksamen Management-Tool ausbauen. Ein elaboriertes IT-Kennzahlensystem ist Voraussetzung für effizientes IT-Management, denn es erlaubt:

  • Unternehmensziele zu planen, zu steuern und zu kontrollieren
  • Potenziale besser zu erkennen
  • Risiken frühzeitig zu identifizieren
  • Informationen bereitzustellen und zu dokumentieren
  • Zusammenhänge und Entwicklungen in ihrer Komplexität aufzuzeigen
  • Budgets besser zu planen

LEXTA hilft Ihnen, ein potentes IT- Kennzahlensystem von Grund auf aufzubauen. Mit unserer Expertise im IT-Benchmarking können wir aber auch ganze Kennzahlensysteme auf Marktüblichkeit hin überprüfen, Best-Practice- Beispiele liefern und auch Ihre High-Level- Kennzahlen selbst einem Benchmarking unterziehen und Auffälligkeiten identifizieren und bewerten.

1. Nutzen und Anforderung an Kennzahlensysteme

Ein IT-Kennzahlensystem hat primär die Aufgabe, eine effiziente Steuerung und Kontrolle des IT-Geschäftsbetriebs im Unternehmen zu ermöglichen. Dies beinhaltet unter anderem eine systematische Langzeitbetrachtung des Business, das Erkennen von Abhängigkeiten und Zusammenhängen zwischen verschiedenen Kennzahlen und den daraus resultierenden Möglichkeiten und / oder Risiken für Prozesse.

Die Identifikation der eigenen Position im Vergleich zu ähnlichen Marktteilnehmern ist eine nützliche, aber nicht obligatorische Möglichkeit, die Kennzahlen weiter zu präzisieren. Um genannten Nutzen zu erreichen, muss ein Kennzahlensystem mehreren Anforderungen gerecht werden:

  1. Skalierbarkeit
    Das Kennzahlensystem muss auf unterschiedlich große Geschäftsbereiche anwendbar sein.
  2. Aggregierbar:
    Die erhobenen Werte müssen sich zu aussagekräftigen Steuergrößen verdichten lassen.
  3. Unverfälschbar:
    Die erhobenen Werte müssen so wenig wie möglich beeinflussbar sein, um die größtmögliche Sicherheit und Verbindlichkeit bieten zu können.
  4. Zielgerichtet / steuerbar:
    Die Kennzahlen sollten sinnvoll und im Hinblick auf ein bestimmtes Ziel gewählt worden sein.
  5. Verfügbar:
    Um die Aktualität gewährleisten zu können, sollten die Werte des Kennzahlensystems immer verfügbar und jederzeit abrufbar sein.
  6. Wirtschaftlich:
    Die Entwicklung und Implementierung eines IT-Kennzahlensystems hat auch wirtschaftliche Dimension zu berücksichtigen – ein Selbstzweck ist es nicht.

2. Die Entwicklung eines IT-Kennzahlensystems nach LEXTA-Vorgehen

Wie bei jedem Produkt der LEXTA CONSULTANTS GROUP gibt es nicht das eine Projekt. Der Ablauf sollte stets dem Kunden angepasst werden – nicht anders herum. Trotzdem sind fünf Phasen zu unterscheiden, die mehr oder weniger ausgeprägt in jedem der bisher durchgeführten Projekte zu finden waren:

2.1 Ist-Analyse und Best-Practice-Perspektive

Die erste Phase zielt wie üblich primär auf die Erfassung des Ist- und des Soll-Zustandes ab. In verschiedenen Manager-Interviews und Workshops wird die bestehende IT-Strategie inklusive der bereits definierten Steuerungsgrößen identifiziert. Im Zuge dieser Interviews werden parallel verschiedene Handlungsbedarfe aufgedeckt und unterschiedliche Best-Practice-Ansätze, welche in anderen Unternehmen bereits umgesetzt wurden, hinsichtlich ihrer Anwendbarkeit und Qualität diskutiert.

2.2 Definition von Kennzahlen auf Ebene 0

In der zweiten Phase werden mithilfe der bereits gesammelten Informationen die 20 bis 30 wichtigsten Kennzahlen (je nach Anforderungen des Unternehmens) definiert. Jeder der Kennzahlen werden folgende Merkmale zugewiesen:

  1. Adressat
  2. Verantwortlichkeiten
  3. Datenquelle/-format
  4. Messung
  5. Zyklen

Nachdem die Kennzahlen – inklusive der jeweiligen Merkmale – definiert und abgestimmt wurden, wird ein Zielkorridor festgelegt, in dem sich die jeweiligen Kennzahlen bestenfalls befinden sollten.

2.3 Aggregation IT-Kennzahlensystem

Nachdem besagte Kennzahlen und Zielgrößen definiert wurden, müssen diese sinnvoll zu einem Kennzahlensystem verdichtet werden. Hierfür ist eine Definition der Verdichtungsstufen zentral. Sind die Verdichtungsstufen bekannt und abgestimmt, so übernimmt ein Tool die Darstellung des Kennzahlensystems für das Management.

2.4 Change-Management und Schulung

Wie bei den meisten Veränderungen ist auch ein IT-Kennzahlensystem erst dann sinnvoll, wenn erfolgreich Akzeptanz bei den Anwendern geschaffen werden kann. Primär mit dieser Problematik befasst sich die vierte Phase. Neben einer puren Präsentation des Kennzahlensystems können auch Manager-Workshops, die sich komplett um das Training der Anwender kümmern, durchgeführt werden. Außerdem werden diverse Schwachstellen oft erst durch den Endanwender aufgedeckt. Dies bedingt häufig kleine Anpassungen im Tool. Zur langfristigen Weiterbildung werden Schulungsunterlagen erstellt und dieser Service bei Bedarf aktualisierst.

2.5 Identifikation von Handlungsoptionen

Im besten Fall zeigt das entwickelte Kennzahlensystem direkt auf, an welchen Stellen im Business es noch Optimierungs- oder Umstrukturierungsbedarfe der Prozesse gibt. So lassen sich für die Zukunft Stellhebel identifizieren, welche zum Beispiel im Rahmen eines Folgeprojektes genauer erörtert und gegebenenfalls im Unternehmen durch das Management umgesetzt werden können.

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